A oportunidade de enviar uma proposta pode ser empolgante. Talvez seja um cliente cobiçado. Talvez o trabalho dê a sua equipe a oportunidade de exercitar sua criatividade. Talvez o orçamento faça uma grande diferença para suas metas de crescimento. 

Mas as propostas também podem ser atividades frustrantes, que consomem muito tempo. Não é raro que suas esperanças acabem em decepção.
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Jason Swenk, um empreendedor e ex-proprietário de uma agência, recentemente discutiu sua fórmula para criar propostas que tinham uma taxa de fechamento de 80% e o levou a trabalhar com marcas como AT&T, Legal Zoom e Hitachi no Dia do Parceiro da HubSpot. Aqui estão seus passos para criar uma proposta imbatível.

Não crie uma proposta ainda

Muitas vezes, durante uma discussão informal com um possível cliente, o proprietário da agência vai ouvir: "mande uma proposta". O proprietário acha que isso é um sinal de que o cliente quer se comprometer. Na verdade, muitos clientes apenas veem isso como um primeiro encontro ou até mesmo um "claro, me liga".

Assim, a equipe da agência gasta horas e horas criando um documento detalhado, e o proprietário envia um e-mail em 48 horas. 

Tenho certeza de que você pode adivinhar o que vem em seguida: silêncio

Antes mesmo de começar a criar a proposta, primeiro você precisa determinar se o cliente está desperdiçando o seu tempo. Você deve mesmo investir na elaboração desse documento? Você pode evitar rapidamente situações em que fica apenas enviando proposta atrás de proposta ao descobrir o NBAT do cliente. 

  • Qual é a Necessidade do cliente?
  • Qual é o Orçamento?
  • A pessoa tem Autoridade para tomar uma decisão?
  • Como é o Momento do cliente?

"Quando você começa a pegar clientes só por causa do dinheiro, terá problemas mais tarde", afirmou Swenk. 

Como estruturar a proposta

"Ela precisa estar em uma certa ordem, como um número de telefone", afirmou Swenk. "Você tem de ter a ordem certa para alcançar a pessoa certa."

Ele descreveu seis elementos de que você precisa para criar a proposta perfeita:

1) Carta de apresentação

Não entre direto na estratégia e nas táticas. Defina as expectativas antes e incentive o cliente a ler mais.

2) Resumo executivo 

O resumo executivo não deve apenas resumir o que a proposta diz. Em vez disso, deve declarar o que o prospect quer, onde ele quer chegar e o que precisará para chegar lá. Convém também abordar a pesquisa que você fez, quem entrevistou e os passos que você deu para reunir suas recomendações. Esse documento mostra por que o cliente deve escolher a sua empresa. 

Um conselho importante de Swenk sobre o resumo: afirme dois fatos óbvios primeiramente. Essas devem ser coisas que o cliente sabe que são verdadeiras. Se você fizer isso primeiro, o leitor se tornará mais receptivo aos pontos restantes. Não se trata de enganar ninguém. Trata-se de apresentar as informações de forma a evitar que o cliente fique na defensiva ao ler suas recomendações.

3) Entregáveis e estratégia

Este é o ponto central do documento da sua proposta. 

Categorize a proposta em diferentes seções, como criativo, tecnologia etc. Ficará mais fácil para o prospect entender as diferentes partes da proposta e as diferentes atividades recomendadas. Em cada seção, você deve listar os entregáveis específicos e também indicar o que não está incluído. Esta última parte ajuda a evitar distorções no escopo desde o início e também serve de inspiração para os clientes que possam querer mais. 

Por fim, não inclua preços nesta seção. Isso impedirá as pessoas de absorver as informações e evitará que o leitor fique empolgado com o trabalho que vocês podem fazer juntos. Em vez disso, vão pensar apenas em cifrões e no orçamento cada vez menor. Além disso, colocar um preço imediatamente leva a pessoa a começar a comparar seu preço com o preço de outra empresa, independentemente de qual seja a solução que você esteja recomendando. 

4) Resumo do projeto 

Depois do documento de entregáveis e estratégia, você pode adicionar uma lista discriminada de todos os entregáveis e o preço de cada um. Isso não é para dar ao seu cliente uma opção, onde eles escolhem isto e aquilo, e aquilo e não isto. 

O cliente quer uma recomendação. Você não pode colocar o peso da decisão nas costas dele, pedindo-lhe para escolher entre este e aquele pacote. Dê ao cliente um plano sólido para o que precisa ser feito e quanto isso vai custar. Em seguida, adapte a solução durante uma conversa. 

5) Quem somos

Guarde esta parte para o fim. O cliente não se importará com você até saber o que você pode fazer por ele e pela empresa dele. 

6) Contrato

Inclua um acordo ou contrato na proposta para que o cliente possa assinar assim que possível. Não faça o cliente perguntar: onde eu assino?

As 2 dicas essenciais para fechar mais propostas

Por fim, há duas coisas importantes que você pode fazer para aumentar sua taxa de fechamento. 

Analise a proposta com o cliente em potencial. Não simplesmente mande e fique esperando uma resposta. E diga que isso é um requisito obrigatório. Quando um cliente solicitar uma proposta, agende uma reunião para analisar as informações. Se o cliente não puder se comprometer com isso, você não deverá gastar seu tempo elaborando esse documento detalhado. 

"Seja capaz de largar o osso", afirmou Swenk. "Eles estão apenas olhando e vão desperdiçar seu tempo."

Crie um modelo de proposta. Assim que tiver a estrutura ideal, crie um modelo que você possa usar com cada prospect. Não é preciso começar do zero toda vez. Isso poupará seu tempo e levará a conversões mais altas, já que o prospect não terá tempo suficiente para sentir o arrependimento do comprador.

Uma proposta deve ser o resultado de inúmeras discussões com o cliente em potencial. Não deve haver surpresas, seja no preço ou na estratégia que você está sugerindo, e ela deve ser vista como uma análise por escrito de seus processos e das conversas com seu cliente. 

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Originalmente publicado 12/jul/2018 8:00:00, atualizado Junho 18 2018